Pedidos y reservas por WhatsApp para restaurantes: guía práctica

Por qué tus clientes ya te piden por WhatsApp

Para muchos clientes, escribir es más cómodo que llamar: lo hacen desde el trabajo, en el transporte o a última hora, y esperan una respuesta rápida. El problema es que esos mensajes llegan justo en las horas en que nadie del restaurante puede mirar el móvil: a la hora de la comida y de la cena. Un mensaje que tarda veinte minutos en contestarse suele ser un cliente que ya pidió en otro sitio, y una reserva sin confirmar es una mesa que puede quedarse vacía.

Cinco formas de organizarlo (de más artesanal a más automática)

1. El móvil del dueño. Funciona con pocos mensajes, pero depende de una persona y no escala en hora punta.
2. Un móvil en la barra con WhatsApp Business. Mejor, pero alguien tiene que atenderlo entre plato y plato, y los pedidos se apuntan a mano.
3. Respuestas rápidas y un catálogo. Ahorran escribir, pero no cuentan mesas libres, no suman totales ni avisan a la cocina.
4. Una plataforma de pedidos con enlace. Útil para algunos clientes, pero obliga a salir del chat, y muchos prefieren escribir «lo de siempre» y ya.
5. Un asistente que atiende en el propio WhatsApp. Contesta al momento, reserva solo mesas libres, arma el pedido con los precios de tu carta y lo manda a la cocina. Es lo que hace Lucas.

Cómo preparar tu carta para pedidos por WhatsApp

La carta es la base de todo: si está bien escrita, los pedidos salen bien. Escribe cada plato con su precio, agrupados por categorías (entrantes, principales, postres, bebidas). Cuando un plato obliga a elegir algo, como media ración o ración, el punto de la carne o la salsa, deja escritas esas opciones y lo que cuestan de más; y si ofreces extras, como queso o bacon, ponles precio. Así nadie tiene que adivinar y el total siempre cuadra. En Lucas la carta se escribe en tu panel o se sube con una foto de la carta en papel, y tú la revisas antes de guardarla.

Reservas de mesa: lo que de verdad importa

• No dar mesas que no hay. Cada reserva tiene que comprobar que la mesa sigue libre en ese momento, incluso si dos clientes piden la misma hora a la vez.
• La mesa justa. Asignar la mesa más pequeña donde cabe el grupo deja libres las grandes para quien las necesita.
• Grupos grandes con una persona. Un grupo mayor que tu mesa más grande, o un evento, conviene que lo organices tú.
• Notas útiles. Cumpleaños, trona, terraza o una alergia: que queden anotadas en la reserva, sin prometer lo que depende de la sala.
• Un recordatorio. Un mensaje unas horas antes reduce los olvidos y te deja tiempo para dar la mesa a otro si cancelan.

Pedidos para recoger sin errores

Los errores típicos de los pedidos por mensaje son siempre los mismos: una cantidad mal entendida, un «sin cebolla» que no llega a la cocina, un extra que no se cobra, una hora de recogida imposible o un total mal sumado. La forma de evitarlos es que el cliente reciba un resumen claro con cada plato, sus opciones, la hora y el total, y que lo confirme expresamente con un botón. Después, el pedido debe llegar a la cocina tal cual, sin pasar por la memoria de nadie: impreso, con el número de pedido y la hora de recogida bien visibles, y con las alergias destacadas.

La impresora de la cocina

Una impresora de tickets de 80 mm, por cable de red o WiFi, es suficiente. Con Lucas, un pequeño programa en el ordenador del local, que puede ser un PC con Windows, recoge los pedidos y los imprime al momento; si la impresora se queda sin papel o pierde la conexión, te llega un aviso para que no se quede ningún pedido sin hacer. Mientras tanto, los pedidos siguen en tu panel y en tu WhatsApp.

Hora punta, platos agotados y retrasos

En un día fuerte necesitas poder decir «ahora la cocina va con 30 minutos más», «hoy ya no queda rabo de toro» o «paramos los pedidos un rato». Lo ideal es hacerlo con un toque desde el móvil y que el asistente lo explique solo a los clientes, con amabilidad y sin inventar motivos.

Alergias: lo que un asistente no debe hacer

Un asistente no debe afirmar nunca que un plato no lleva un alérgeno: esa información depende de la cocina. Lo correcto es pedir al cliente que lo confirme con el restaurante y que la alergia llegue destacada al ticket. Así lo hace Lucas.

Privacidad de tus clientes

Los datos de los clientes deben guardarse solo para gestionar sus reservas y pedidos, y cada cliente debe poder borrarlos cuando quiera. Con Lucas basta con que escriba «borrar mis datos». El detalle está en la política de privacidad.

Cuánto cuesta

Lucas tiene una cuota mensual con los mensajes de WhatsApp y la inteligencia artificial incluidos, más un 5 % de los pedidos para recoger que no se cancelan; las reservas no pagan comisión. Cuesta 99 € al mes más IVA, sin permanencia; el detalle está en el apartado de precio.

Preguntas frecuentes

Más sobre Lucas

• Cómo funciona
• Calculadora: cuántos pedidos necesita para pagarse
• Guía: pedidos y reservas por WhatsApp
• Precio
• Probar la demostración
• Privacidad